Richten Sie eine automatische Antwort ein, um während Ihrer Abwesenheit automatisch auf eingehende Nachrichten zu reagieren – nützlich für Abwesenheits- und Urlaubshinweise. Diese Anleitung führt durch das Erstellen einer neuen automatischen Antwort, einschließlich ihrer Nachricht, der Häufigkeit des Versands, des Aktivitätszeitraums und optionaler Bedingungen.
Schritt 1 — Einstellungen öffnen
Öffnen Sie das Benutzermenü, indem Sie auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke klicken, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
Schritt 2 — Automatische Antworten auswählen
Wählen Sie Automatische Antworten in der linken Seitenleiste im Abschnitt E-Mail.
Schritt 3 — Auf Neue Abwesenheitsantwort klicken
Klicken Sie auf Neue Abwesenheitsantwort, um das Formular für die automatische Antwort zu öffnen.
Schritt 4 — Betreff und Nachricht eingeben
Geben Sie den Betreff ① und die Nachricht ② für Ihre Antwort ein. Beide Felder sind erforderlich, erkennbar am Sternchen (*) neben der jeweiligen Beschriftung.
Schritt 5 — Häufigkeit der Antwort wählen
Wählen Sie unter Häufigkeit, wie oft ein Absender Ihre Antwort erhält:
- Jedes Mal — auf jede Nachricht des Absenders antworten.
- Einmal pro Tag — höchstens einmal täglich an jeden Absender antworten.
- Einmal pro Woche — höchstens einmal wöchentlich an jeden Absender antworten.
Schritt 6 — Festlegen, wann die automatische Antwort aktiv ist
Legen Sie die Daten fest, an denen Ihre automatische Antwort läuft:
- An einem bestimmten Datum aktivieren — schalten Sie dies ein und wählen Sie ein Anfangsdatum, ab dem die Antworten beginnen.
- An einem bestimmten Datum deaktivieren — schalten Sie dies ein und wählen Sie ein Enddatum, an dem die Antworten enden.
Hinweis: Wenn Sie An einem bestimmten Datum deaktivieren ausgeschaltet lassen, bleibt die automatische Antwort aktiv, bis Sie sie manuell ausschalten.
Schritt 7 — Benutzerdefinierte Bedingungen anwenden
Wählen Sie Benutzerdefinierte Bedingungen anwenden, um nur auf Nachrichten zu antworten, die von Ihnen definierte Regeln erfüllen. Eine Bedingungszeile erscheint: Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, was abgeglichen werden soll – zum Beispiel An spezifische Adresse – und geben Sie den zu vergleichenden Wert ein. Fügen Sie weitere Zeilen hinzu, um mehrere Bedingungen zu kombinieren.
Schritt 8 — Die automatische Antwort speichern
Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ihre automatische Antwort zu speichern. Sie wird erstellt und Ihrer Liste der gespeicherten automatischen Antworten hinzugefügt.
Hinweis: Die Schaltfläche Hinzufügen bleibt deaktiviert, bis Betreff und Nachricht ausgefüllt sind.
Tipp: Um eine automatische Antwort später zu beenden, kehren Sie zu diesem Bereich zurück und bearbeiten oder löschen Sie sie aus der gespeicherten Liste.
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